مدیریت اداری مؤسسه اهل البیت علیهم السلام

• تهیة برنامة عملیاتی و تقویم فرهنگی روابط عمومی به‌صورت دوره‌ای (شش‌‌ماهه).

• تنظیم برنامة جلسات مدیران، کمیتة راهبردی و مسئولان واحدهای مربوطه و شرکت فعال درآن و تهیة صورتجلسه.

• نظارت و رصد روزانه بر محتوای سایت‌های مؤسسه و اعلام پیشنهادها و اصلاحات به‌صورت کتبی به واحد مربوطه و اخذ مشاوره از افراد مرجع و دارای تخصص در این حوزه در قالب برگزاری جلسات هم‌‌اندیشی، نظرسنجی و... .

• پیگیری و نظارت بر ارتقای کمی و کیفی و به‌روزرسانی محتوای علمی و غیرعلمی و دریافت گزارش تحولات سایت‌ها.

• تلاش در جهت ایجاد روابط عمومی الکترونیک و ساماندهی آن، شامل پیام کوتاه، برنامه‌های تحت موبایل، لینک روابط عمومی، اخبار و... .

• برنامه‌ریزی تشکیل کارگروه فرهنگی جهت برگزاری همایش‌‌ها و کارگاه‌‌های تخصصی آموزشی با محوریت رشد دینی مخاطبین.

• برنامه‌ریزی برگزاری مسابقات فرهنگی، قرآنی و کتابخوانی.

• ارتقای سطح علمی و توسعۀ فردی علم روابط عمومی و شرکت در جلسات مربوط به آن

• اطلاع‌رسانی کانال‌های ارتباط با مؤسسه و سایت‌های تحت پوشش به جامعۀ هدف.

• جمع‌آوری اطلاعات، امکانات و اخبار مؤسسه به‌منظور تهیۀ نشریه و بروشور.

• تهیۀ بروشور، نشریه، گاهنامه، نرم‌افزار مولتی‌مدیا (سی‌دی) و کلیپ به‌‌منظور معرفی مؤسسه و ارسال به جامعۀ هدف.

• تهیۀ اطلاعات پایه‌ای و ترجمه به زبان‌های مختلف به‌‌‌منظور ارائه به مخاطبان خارجی.

• پیگیری درج نام و اهداف و لینک سایت در سایر سایت‌های همسو و معرفی کتب مؤسسه و مقالات در شبکه‌‌‌های اجتماعی.

• تهیۀ بانک اطلاعات تلفن‌های تماس و آدرس پستی و ایمیل دستگاه‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی، خیّرین، مؤسسات خیریه، محققین و دانشمندان، حوزه‌های علمیه، علما، دفاتر مراجع عظام و خبرگزاری‌ها و رسانه‌ها و شبکه‌‌‌های اجتماعی.

• تهیۀ متن تبلیغاتی و اطلاع‌رسانی برگزاری مراسم‌‌ها و سایر برنامه‌ها به کاربران و جامعه از طریق پوستر، بنر، ارسال پیام کوتاه، ایمیل، رسانه‌ها و سایت‌ها.

• دریافت روزنامه‌های رسمی و محلی و بررسی اجمالی و دریافت نکات مهم مرتبط و اعلام به مدیرعامل و درج در سایت.

• پیگیری درج اخبار متنی و تصویری از برنامه‌های مؤسسه و به‌روزرسانی آن در سایت‌ها.

• رصد اخبار حوزة مذهبی، اهل‌بیت(ع) و... و تهیة آرشیو.

• تلاش در جهت فعال‌‌سازی پایگاه خبری مؤسسه (اینترنتی، رادیواینترنتی و...).

• برگزاری جلسات هم‌اندیشی با افراد متخصص در جهت ارتقای فعالیت‌‌های مؤسسه.

• توجیه و تشویق افراد در مشارکت به‌‌منظور افزایش کتب و مقالات در سایت مؤسسه.

• مستندسازی فرآیندهای مؤسسه و همایش‌ها.

• اصلاح روابط داخلی مؤسسه و تلاش برای ایجاد انگیزش و تقویت روحیۀ تفاهم و همکاری بین همکاران با تشکیل جلسات و سایر برنامه‌ها به‌منظور افزایش بهره‌وری.

• سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی و کاربرد شیوه‌های مناسب برای ارتباط با دستگاه‌ها.

• انعکاس اهداف، برنامه‌ها، دستاوردها و خدمات مؤسسه و ارائة چهرۀ حقیقی مؤسسه به مخاطبان، رسانه، جامعه، دستگاه‌ها، علما، مراجع، حوزه‌ها و مرکز علمی و دانشگاهی به‌‌منظور تنویر افکار و سوددهی دوسویه در ارتباطات.

• ارتباط رسانه‌ای، تعامل با صداوسیما، تشکیل نشست مطبوعاتی و خبری و مصاحبه‌ها.

• بررسی ایمیل‌های واصله و دادن پاسخ درصورت نیاز.

• برنامه‌‌ریزی و هماهنگی با واحد پشتیبانی جهت انجام تشریفات و پذیرایی میهمانان داخلی و خارجی.

• پاسخ‌گویی و تکریم ارباب‌رجوع و اقدامات لازم برای راهنمایی و هدایت آن.

• انعکاس توانایی‌ها و امکانات وسیع مؤسسه برای برگزاری مجالس و دریافت سفارش‌ها و انعقاد قرارداد و نظارت بر تهیۀ مقدمات ارائۀ خدمات و پیگیری مفاد قرارداد.

• حضور در مؤسسات همسو، مراکز دینی و مذهبی، محافل، نمایشگاه‌‌ها، رویدادهای مرتبط با حوزة IT و... با هدف معرفی اهداف و برنامه‌‌های مؤسسه.

• تنظیم برنامة هفتگی به‌‌منظور دعوت و بازدید افراد مؤثر از مؤسسه (علما، محققین، مدیران مؤسسات، خیّرین و...).

• بسترسازی جذب گروه مخاطبین خاموش اجتماعی، شامل مخاطبین برنامه و حامیان.

• نقد و بررسی‌ بازتاب‌ فعالیت‌‌های‌ مؤسسه در نظر کاربران به‌‌ویژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاه‌ها از یک‌سو و مدیران‌ و کارکنان‌ ازسوی‌دیگر و ارائة‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مدیریت.

• سنجش‌ افکار عمومی‌ و نظرات مخاطبان از طریق نظرسنجی به‌منظور بازیابی‌ مسائل‌ و ارائة‌ راه‌کارهای‌ مناسب‌ به‌ مدیریت‌.

• تهية عکس، فيلم و صدا و تصوير از کلية مراسمي که در تالار اجتماعات برگزار مي‌‌گردد (همايش‌‌ها، سخنراني‌‌‌ها، گردهمايي‌‌ها و...).

• برنامه‌ریزی برای برگزاری مراسم‌‌های مذهبی و فعالیت‌های دینی و همایش‌‌های علمی و اُنس با قرآن کریم.

• تهیه‌ و تدوین برنامۀ‌ آموزشی به‌‌منظور آموزش افراد به‌صورت حضوری و غیرحضوری در زمینه‌های اسلامی ویژۀ گروه‌های مختلف سنی و سایر مؤسسات در مسیر اهداف مؤسسه.

• برنامه‌ریزی و برگزاری دوره‌های مختلف آموزشی بر اساس نیاز جامعه.

• برنامه‌ریزی برای اجرای برنامه‌های جنبی به‌‌منظور جذب و آشنایی مخاطبین با مؤسسه و درآمدزایی.

• برنامه‌ریزی و برگزاری مسابقات فرهنگی، قرآنی، کتابخوانی و... .

• ارائة برنامه‌های فرهنگی جهت درج در سایت و نظارت بر آن.

• تدوین و اجرای طرح‌های تبلیغاتی با هدف فضاسازی فرهنگی داخل و خارج مؤسسه.

• دریافت و ثبت نامه‌‌‌های وارده.

• ثبت و ارسال نامه‌های صادره.

• نگهداری سوابق مکاتبات در پرونده‌‌های مربوطه.

• تعقیب و نظارت برگردش مکاتبات انجام‌شده.

• دریافت گزارش‌‌‌های تحولات سایت‌‌ها و ارجاع به دفتر مدیرعامل هفته‌‌ای یک‌بار.

• مستندسازی فرآیندهای مؤسسه و همایش‌‌ها و بازدیدها.

• پیگیری مصوبات جلسات و کمیتة راهبردی مؤسسه.

• تنظیم لیست ملاقات‌ها و قرارهای مدیرعامل و دیگر معاونت‌‌ها.

• تهیة متن، چاپ و امضای تفاهم‌‌نامه‌‌ها و پیگیری مستمر در انجام تعهدات.

• بایگانی پرونده‌‌‌‌های مالی و رزومة پرسنل.

• دریافت گزارش‌‌‌های سایر قسمت‌ها جهت ارائه به مدیریت.

• آرشيو  اسناد و مدارک سمعي و بصري.

• بررسی نیاز یا عدم نیاز به نیروی انسانی، تحقیق، شناخت و معرفی نیرو، تشکیل پرونده و ارزیابی ظرفیت‌های علمی، کاربردی و اجرایی پرسنل موجود جهت استفاده از ظرفیت‌های موجود و ارائه به مدیرعامل.

• فراهم نمودن زمینه‌‌های جذب منابع مالی در قالب پروژه‌‌های درآمدزا و جذب حمایت خیّرین و علاقه‌مندان.

• تهیۀ برنامه در جهت افزایش درآمدها بر اساس برنامه‌ریزی کوتاه‌‌مدت و بلندمدت.

• تنظیم قراردادها و تسویه حساب سالیانه پرسنل.

• تنظیم فرم دریافت حقوق و بیمة ماهیانه پرسنل.

• محاسبة ساعت کار و میزان مرخصی مجاز ماهیانة پرسنل و پرداخت حقوق بر اساس این گزارش.

• ایجاد صندوق قرض‌الحسنه در مؤسسه.

• دریافت تنخواه ماهیانه و ارائة گزارش آن در پایان هر ماه.

• تنظیم دفتر روزنامه و نگهداری حساب‌‌‌‌ها و بایگانی فاکتورها.

• تنظیم قراردادهای سالن اجتماعات.